Διαχείριση επικοινωνίας έργου: Πώς να διασφαλίσετε την επιτυχία;

Αυτό το άρθρο σχετικά με το Project Communication Management αναφέρεται σε έναν από τους δέκα τομείς γνώσης του πλαισίου διαχείρισης έργων. Θα σας διαφωτίσει για τις διάφορες διαδικασίες, τις εισόδους, τα εργαλεία και τα αποτελέσματα που σχετίζονται με αυτήν την περιοχή γνώσεων.

Σύμφωνα με μια έρευνα της PMI, ανακαλύφθηκε ότι λόγω των αναποτελεσματικών επικοινωνιών, ένα στα πέντε έργα είναι ανεπιτυχές. Για να διασφαλιστεί α επιτυχία ένας διαχειριστής έργου πρέπει να επιμεληθεί μια αποτελεσματική διαχείριση επικοινωνίας έργου. Σε αυτό το άρθρο της Διαχείρισης Επικοινωνίας Έργου, θα σας δώσω μια πλήρη περιγραφή του τρόπου με τον οποίο δημιουργείται η συστηματική επικοινωνία σε ένα έργο και ποιες είναι οι διάφορες διαδικασίες που εμπλέκονται σε αυτό.



Ακολουθούν τα θέματα που θα συζητήσω σε αυτό το άρθρο διαχείρισης χρόνου έργου:



Για να μάθετε όλες τις έννοιες της Διαχείρισης Έργου, μπορείτε να δείτε τη δομημένη μας πρόγραμμα, όπου θα καθοδηγηθείτε από το εκπαιδευτές

διαφορά μεταξύ c c ++ και java

Τι είναι η Διαχείριση Επικοινωνίας Έργου;

Διαχείριση Επικοινωνίας Έργου, σύμφωνα με ,
Το Project Communications Management περιλαμβάνει τις απαραίτητες διαδικασίες για να διασφαλιστεί ότι οι ανάγκες πληροφόρησης του έργου και των ενδιαφερόμενων μερών του ικανοποιούνται μέσω της ανάπτυξης αντικειμένων και της υλοποίησης δραστηριοτήτων που έχουν σχεδιαστεί για την επίτευξη αποτελεσματικής ανταλλαγής πληροφοριών.

διαχείριση επικοινωνιών - Διαχείριση επικοινωνιών έργου - EdurekaΕίναι ένας από τους δέκα βασικούς τομείς γνώσης που θέτει τα θεμέλια του πλαισίου διαχείρισης έργου και παίζει σημαντικό ρόλο στη διατήρηση ολόκληρης της ομάδας του έργου στην ίδια σελίδα. Χωρίς σωστή διαχείριση επικοινωνίας, το σύνολο μπορεί να καταρρεύσει καθώς η έλλειψη επικοινωνίας μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την κατανομή σε διάφορες διαδικασίες. Αυτό μπορεί να επηρεάσει περαιτέρω το τελικό παραδοτέο και συνεπώς να οδηγήσει σε ένα ανεπιτυχές έργο.



Διαχείριση επικοινωνιών έργου καλύπτει διάφοραδιαδικασίες που διασφαλίζουν ότι οι σωστές πληροφορίες του έργου παραδίδονται στις σωστές ομάδες και τη σωστή στιγμή. Η αποτελεσματική επικοινωνία βοηθά στη δημιουργία μιας υγιούς σχέσης μεταξύ διαφορετικών ενδιαφερομένων με ποικίλα πολιτιστικά και οργανωτικά υπόβαθρα, επίπεδα εμπειρογνωμοσύνης, ενδιαφέροντα και προοπτικές. Όλοι μαζί μπορούν να επηρεάσουν την εκτέλεση του έργου και το τελικό προϊόν.Η πλήρης διαδικασία διαχείρισης επικοινωνιών έργου είναι μια συγκέντρωση δύο μερών:

  1. ο πρώτο μέρος ασχολείται με την ανάπτυξη μιας στρατηγικής που εξασφαλίζει ένα αποτελεσματικό σύστημα επικοινωνίας για τους ενδιαφερόμενους.
  2. ο δεύτερο μέρος στοχεύει στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την εφαρμογή των στρατηγικών επικοινωνίας.

Κατά μέσο όρο, ένας διαχειριστής έργου ξοδεύει περίπου το 85-90% του συνολικού χρόνου του έργου του στην επικοινωνία. Έτσι για ένα , η διατήρηση μιας αποτελεσματικής ροής επικοινωνίας γίνεται πολύ σημαντική. Για να το κάνει αυτό, πρέπει να αποφασίσει για μια στρατηγική έργου στην αρχή του έργου και να την ακολουθήσει καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου. Μερικά από τα ιδιαίτερα συνιστώμενα που βοηθούν στη δημιουργία αποτελεσματικής επικοινωνίας αναφέρονται παρακάτω:

  • Ισχυρή ενεργή ακρόαση
  • Ικανότητα γραφής
  • Άπταιστη ικανότητα ομιλίας
  • Ερώτηση και εξερεύνηση ιδεών
  • Καθορισμός και διαχείριση προσδοκιών
  • Παρακινώντας την ομάδα να γίνει και να παραμείνει αφοσιωμένος
  • Οδηγός ομάδας για βελτίωση της απόδοσης
  • Επίλυση των συγκρούσεων
  • Δυνατότητα σύνοψης και επανάληψης
  • Προσδιορίστε το επόμενο πιο αποτελεσματικό βήμα

Μαζί με τις παραπάνω δεξιότητες, ένας διαχειριστής έργου πρέπει επίσης να ακολουθήσει το 5 C επικοινωνίας που θα βοηθήσει στη δημιουργία μιας αδιάλειπτης και συστηματικής επικοινωνίας σε όλο το έργο. Αυτά τα πέντε C είναι:



διαχείριση προμηθειών στη διαχείριση έργων

Όσον αφορά το , η επικοινωνία μπορεί να είναι διαφόρων τύπων:

  1. Γραπτή επικοινωνία: Είναι μια από τις πιο ακριβείς μορφές επικοινωνίας που μεταδίδεται μέσω ενός μέσου αλληλογραφίας. Μπορεί να διαχωριστεί περαιτέρω σε δύο μορφές:
    1. Γραπτή επίσημη: Χάρτης έργου, δήλωση πεδίου, σχέδιο έργου, WBS, κατάσταση έργου, σύνθετα θέματα, επικοινωνίες σχετικές με συμβόλαια, υπομνήματα κ.λπ.
    2. Γραπτή άτυπη: email, σημειώσεις, επιστολές, τακτική επικοινωνία με μέλη της ομάδας κ.λπ.
  2. Προφορική επικοινωνία: Αυτός ο τύπος επικοινωνίας έχει υψηλό βαθμό ευελιξίας γίνεται μέσω του μέσου προσωπικής επαφής, της ομάδας συναντιέται, τηλεφωνικά κ.λπ. Μπορεί να κατηγοριοποιηθεί περαιτέρω σε δύο μορφές:
    1. Προφορική επίσημη: Παρουσιάσεις, ομιλίες, διαπραγματεύσεις κ.λπ.
    2. Άτυπη προφορική: Συνομιλία με μέλη της ομάδας, συσκέψεις έργου, συνομιλίες με αίθουσα διακοπών ή αίθουσα πολέμου κ.λπ
  3. Μη λεκτική επικοινωνία: Είναι η πιο βασική μορφή επικοινωνίας και περίπου το 55% της επικοινωνίας γίνεται σε αυτήν τη μορφή.Γενικά παραδείγματα αυτού του τύπου επικοινωνίας είναι οι εκφράσεις του προσώπου, οι κινήσεις των χεριών, ο τόνος της φωνής ενώ μιλάτε κ.λπ.

Ελπίζω τώρα να έχετε καλύτερη κατανόηση του τι είναι η διαχείριση της επικοινωνίας έργου. Στην επόμενη ενότητα, θα μιλήσω για το πώς η διαχείριση της επικοινωνίας ωφελεί έναν οργανισμό.

Οφέλη διαχείρισης επικοινωνίας

  • Προσδοκίες: Το σχέδιο επικοινωνίας έργου βοηθά στον καθορισμό προτύπων για το πώς και πότε πρέπει να πραγματοποιείται η επικοινωνία.Αυτό βοηθά έναν διαχειριστή να διατηρεί τον έλεγχο του έργου και να διασφαλίζει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι λαμβάνουν τις απαιτούμενες πληροφορίες.
  • Συνοχή: Με ένα κατάλληλο σχέδιο επικοινωνίας, ένας διαχειριστής έργου γίνεται πιο συνεπής στο χειρισμό των δραστηριοτήτων του έργου. Επίσης, δίνει στα μέλη της ομάδας μια κατεύθυνση ακολουθώντας την οποία μπορούν να επικοινωνούν με την υπόλοιπη ομάδα και τους ενδιαφερόμενους με συνέπεια.
  • Παραγωγικότητα: Το αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης έργου κρατά όλα τα μέλη της ομάδας καλά ενημερωμένα για τα συμβάντα του έργου. Με αυτόν τον τρόπο είναι πάντα εξοπλισμένοι με τις πληροφορίες που χρειάζονται αντί να σταματήσουν την εργασία και να αναζητήσουν πληροφορίες που λείπουν.
  • Αποτέλεσμα: Καθιερώνει ένα σωστό και σαφές κανάλι επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας και των ενδιαφερομένων που διασφαλίζει ότι η ομάδα γνωρίζειακριβώς τι θέλουν, χρειάζονται και αναμένουν οι ενδιαφερόμενοι από την παραγωγή του έργου.
  • Ελεγχόμενη επικοινωνία: Η διαχείριση της επικοινωνίας διασφαλίζει επίσης ότι οι σωστές πληροφορίες παρέχονται στα σωστά άτομα και την κατάλληλη στιγμή. Αυτό δεν αφήνει χώρο για ασάφεια ή σύγχυση και παρέχει μια ομαλή ροή επικοινωνίας.
  • Συνεργασία ομάδας έργου: Η καλή επικοινωνία οδηγεί συχνά σε καλύτερη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας και ενισχύει την εστίαση στο σύνολο.
  • Αποτελεσματική περίοδος έναρξης: Ένα καλά οργανωμένο σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών δίνει ένα καλό ξεκίνημα στα έργα ως έχειδιασφαλίζει ότι το έργο και οι μεθοδολογίες συζητούνται και αναθεωρούνται σε υψηλό επίπεδο. Μόλις διασφαλιστεί αυτό, οι περαιτέρω διαδικασίες επικοινωνίας εκφράζονται και συμφωνούνται από τα μέλη της ομάδας που τους δίνουν μια σαφή εικόνα για το τι θα συμβεί στη συνέχεια και ποιος είναι ο ρόλος τους στο έργο.

Διαδικασίες Διαχείρισης Επικοινωνίας Έργου

Η Γνωσιακή Περιοχή Γνώσης της Διαχείρισης Έργου αποτελείται από τις ακόλουθες τρεις διαδικασίες:

1. Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών

Το Plan Communication Mangement είναι η αρχική διαδικασία της περιοχής γνώσης της διαχείρισης της επικοινωνίας έργου. Σε αυτή τη διαδικασία, αναπτύσσεται ένα συστηματικό και αποτελεσματικό σχέδιο για τις δραστηριότητες που εμπλέκονται στην επικοινωνία του έργου. Χρησιμοποιεί κυρίως τις πληροφορίες όπως την απαίτηση κάθε ενδιαφερομένου και ομάδας, τα διαθέσιμα οργανωτικά περιουσιακά στοιχεία και τις ανάγκες του έργου. Η διαδικασία διαχείρισης επικοινωνιών προγράμματος πραγματοποιείται σε περιοδικά διαστήματα σε όλη τη διάρκεια . Βοηθά κυρίως στην έγκαιρη παρουσίαση των σχετικών δεδομένων μέσω μιας τεκμηριωμένης προσέγγισης που διατηρεί τους εμπλεκόμενους φορείς αποτελεσματικούς.

Το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών περιλαμβάνει διάφορες εισόδους, εργαλεία και τεχνικές και εξόδους που έχω αναφέρει στον παρακάτω πίνακα:

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
  1. Χάρτης έργου
  2. Σχέδιο διαχείρισης έργου
    • Σχέδιο διαχείρισης πόρων
    • Σχέδιο δέσμευσης ενδιαφερομένων
  3. Έγγραφα Έργου
    • Τεκμηρίωση απαιτήσεων
    • Μητρώο ενδιαφερομένων
  4. Εταιρικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
  5. Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
  1. Κρίση εμπειρογνωμόνων
  2. Ανάλυση απαιτήσεων επικοινωνίας
  3. Τεχνολογία επικοινωνιών
  4. Μοντέλα επικοινωνίας
  5. Μέθοδοι επικοινωνίας
  6. Διαπροσωπικές και ομαδικές δεξιότητες
    • Αξιολόγηση στυλ επικοινωνίας
    • Πολιτική συνειδητοποίηση
    • Πολιτιστική ευαισθητοποίηση
  7. Αναπαράσταση δεδομένων
    • Πίνακας αξιολόγησης εμπλοκής ενδιαφερομένων
  8. Συναντήσεις
  1. Διαχείριση επικοινωνιώνΣχέδιο
  2. Σχέδιο διαχείρισης έργουΕνημερώσεις
    • Δέσμευση ενδιαφερομένωνΣχέδιο
  3. Ενημερώσεις εγγράφων έργου
    • Προγραμματισμός έργου
    • Μητρώο ενδιαφερομένων

2. Διαχείριση επικοινωνιών

Η δεύτερη διαδικασία διαχείρισης επικοινωνίας έργου είναι η Διαχείριση Επικοινωνιών, η οποία στοχεύει κυρίως στη συλλογή, δημιουργία, διανομή, αποθήκευση, ανάκτηση, διαχείριση, παρακολούθηση και, τέλος, απόρριψη των πληροφοριών του έργου με κατάλληλο και έγκαιρο τρόπο. Εκτελείται καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου προκειμένου να παρέχει μια αβίαστη και αποτελεσματική ροή πληροφοριών από την ομάδα του έργου στους ενδιαφερόμενους και αντίστροφα. Αυτή η διαδικασία βοηθά επίσης στον εντοπισμό διαφορετικών πτυχών της αποτελεσματικής επικοινωνίας μαζί με την πιο κατάλληλη μεθοδολογίες , τεχνολογίες και τεχνικές. Επιπλέον, επιτρέπει σε όλο το σύστημα επικοινωνίας να είναι πιο ευέλικτο παρέχοντας χώρο για τυχόν προσαρμογές σε μεθόδους και τεχνικές. Βοηθά στην αντιμετώπιση των μεταβαλλόμενων απαιτήσεων και αναγκών των ενδιαφερομένων χωρίς να διαταράσσεται η ροή επικοινωνίας.

Στον παρακάτω πίνακα έχω παραθέσει την πλήρη λίστα εισόδων, εργαλείων και τεχνικών και εξόδων που εμπλέκονται στη διαδικασία διαχείρισης επικοινωνιών:

c ++ μετάβαση στη γραμμή
Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
  1. Σχέδιο διαχείρισης έργου
    • Σχέδιο διαχείρισης πόρων
    • ΔιαβιβάσειςΣχέδιο διαχείρισης
    • Δέσμευση ενδιαφερομένωνΣχέδιο
  2. Έγγραφα Έργου
    • Αλλαγή αρχείου καταγραφής
    • Αρχείο καταγραφής ζητημάτων
    • Διδάγματα Μαθήματα Εγγραφή
    • Αναφορά ποιότητας
    • Αναφορά κινδύνου
    • Μητρώο ενδιαφερομένων
  3. Αναφορές απόδοσης εργασίας
  4. Εταιρικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
  5. Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
  1. Τεχνολογία επικοινωνιών
  2. Μέθοδοι επικοινωνίας
  3. Δεξιότητες επικοινωνίας
    • Ικανότητα επικοινωνίας
    • Ανατροφοδότηση
    • Μη λεκτική
    • Παρουσιάσεις
  4. Σύστημα πληροφοριών διαχείρισης έργου
  5. Αναφορά έργου
  6. Διαπροσωπικές και ομαδικές δεξιότητες
    • Ενεργή ακρόαση
    • Τη διαχείριση των συγκρούσεων
    • Πολιτιστική ευαισθητοποίηση
    • Διαχείριση συνεδριάσεων
    • Δικτύωση
    • Πολιτική συνειδητοποίηση
  7. Συναντήσεις
  1. Επικοινωνία έργου
  2. Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
    • Σχέδια διαχείρισης επικοινωνίας
    • Σχέδιο δέσμευσης ενδιαφερομένων
  3. Ενημερώσεις εγγράφων έργου
    • Αρχείο καταγραφής ζητημάτων
    • Διδάγματα Μαθήματα Εγγραφή
    • Προγραμματισμός έργου
    • Μητρώο κινδύνων
    • Μητρώο ενδιαφερομένων
  4. Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

3. Παρακολούθηση επικοινωνιών

Το Monitor Communications είναι η τελική διαδικασία της περιοχής γνώσης της διαχείρισης επικοινωνιών. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι όλες οι ανάγκες και οι απαιτήσεις πληροφόρησης του έργου και των εμπλεκόμενων φορέων πληρούνται κατά την ολοκλήρωσή του. Εκτελείται σε όλη τη διάρκεια και συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της ροής των πληροφοριών σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας και εμπλοκής των ενδιαφερομένων.

Ο παρακάτω πίνακας περιέχει τη λίστα με διάφορες εισόδους, εργαλεία και τεχνικές και εξόδους που εμπλέκονται στην τελική διαδικασία διαχείρισης επικοινωνίας έργου:

Είσοδοι Εργαλεία & Τεχνικές Έξοδοι
  1. Σχέδιο διαχείρισης έργου
    • Σχέδιο διαχείρισης πόρων
    • Διαβιβάσεις
      Σχέδιο διαχείρισης
    • Δέσμευση ενδιαφερομένων
      Σχέδιο
  2. Έγγραφα Έργου
    • Αρχείο καταγραφής ζητημάτων
    • Διδάγματα Μαθήματα Εγγραφή
    • Επικοινωνία έργου
  3. Αναφορές απόδοσης εργασίας
  4. Εταιρικοί περιβαλλοντικοί παράγοντες
  5. Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
  1. Κρίση εμπειρογνωμόνων
  2. Σύστημα πληροφοριών διαχείρισης έργου
  3. Ανάλυση δεδομένων
    • Πίνακας αξιολόγησης εμπλοκής ενδιαφερομένων
  4. Διαπροσωπικές & Ομαδικές Δεξιότητες
    • Παρατήρηση / συνομιλία
  5. Συναντήσεις
  1. Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
  2. Αλλαγή αιτημάτων
  3. Ενημερώσεις προγράμματος διαχείρισης έργου
    • Σχέδια διαχείρισης επικοινωνίας
    • Σχέδιο δέσμευσης ενδιαφερομένων
  4. Ενημερώσεις εγγράφων έργου
    • Αρχείο καταγραφής ζητημάτων
    • Διδάγματα Μαθήματα Εγγραφή
    • Μητρώο ενδιαφερομένων

Αυτό λοιπόν αφορούσε τη Διαχείριση Επικοινωνίας Έργου. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για μεθοδολογίες διαχείρισης έργου ή ,μπορείτε να ελέγξετε το δικό μου ' επισης.

Εάν βρήκατε αυτό το άρθρο 'Διαχείριση επικοινωνίας έργου' σχετικό, ανατρέξτε στο από την Edureka, μια αξιόπιστη διαδικτυακή εταιρεία εκμάθησης με δίκτυο περισσότερων από 250.000 ικανοποιημένων μαθητών σε όλο τον κόσμο.

Έχετε μια ερώτηση για εμάς; Παρακαλώ αναφέρετέ το στην ενότητα σχολίων αυτού του άρθρου της Διαχείρισης Επικοινωνίας Έργου και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας.